Frachtkosten berechnen
Wie sich der Frachtpreis zusammensetzt
Wer Frachtkosten berechnen möchte, braucht zunächst Angaben zur Strecke und zur Größe der Sendung. Der eigentliche Transportpreis basiert auf einem Grundpreis. Dieser wird aus den Streckenkilometern, dem Kilometersatz und dem abrechenbaren Volumen ermittelt. Die Berechnung lautet:
Grundpreis = Streckenkilometer x Kilometersatz x abrechenbares Volumen (m³) geteilt durch einen Mengenteiler
Der Mengenteiler berücksichtigt, dass größere Sendungen je Kubikmeter günstiger kalkuliert werden können. Das bedeutet: Das Volumen steigt zwar mit der Sendungsgröße, der Grundpreis je m³ sinkt jedoch durch die Mengenstaffelung. Der Kilometersatz hängt unter anderem von der Transportstrecke und den zugrunde liegenden Beförderungsbedingungen ab.
Das abrechenbare Volumen bestimmen
Für die Berechnung zählt nicht automatisch das tatsächlich gemessene Volumen. Maßgeblich ist das abrechenbare Volumen. Es entspricht dem größeren Wert aus den folgenden drei Grundlagen:
- dem gemessenen Volumen in m³,
- dem Gewichtsäquivalent auf Basis von 333 kg je m³,
- der Berechnung anhand der benötigten Lademeter.
Dadurch werden Sendungen berücksichtigt, die zwar wenig Raum einnehmen, aber vergleichsweise schwer sind. Umgekehrt kann eine leichte, sperrige Fracht wegen ihres Platzbedarfs den höheren Abrechnungswert erreichen. Für eine erste Einschätzung sollten daher Länge, Breite und Höhe jedes Packstücks, das tatsächliche Gewicht sowie der Platzbedarf auf der Ladefläche erfasst werden.
Bei mehreren Packstücken ist außerdem zu prüfen, ob sie gemeinsam oder getrennt verladen werden. Angaben zu stapelbaren und nicht stapelbaren Packstücken helfen dabei, den Platzbedarf realistisch zu bestimmen. Auch besondere Formen oder Überstände können die benötigten Lademeter beeinflussen.
Welche Angaben für die Kalkulation erforderlich sind
Eine nachvollziehbare Anfrage sollte alle Informationen enthalten, die den Transportaufwand beeinflussen. Je vollständiger die Daten sind, desto besser lässt sich der Frachtpreis einschätzen.
- Abholadresse und Zustelladresse zur Ermittlung der Strecke
- Anzahl der Packstücke oder Ladeeinheiten
- Länge, Breite und Höhe der einzelnen Packstücke
- Gesamtgewicht und möglichst auch das Gewicht je Packstück
- Angaben zur Stapelbarkeit und zur benötigten Stellfläche
- Hinweise auf besondere Abmessungen oder empfindliche Waren
- Informationen zu einer möglichen Seepassage
Aus den Abmessungen wird zunächst das gemessene Volumen ermittelt. Anschließend wird dieses mit dem Gewichtsäquivalent und dem Wert aus den Lademetern verglichen. Der größte dieser Werte bildet die Grundlage für den Grundpreis. Fehlen Maße oder Gewichte, kann die Kalkulation nur auf Annahmen beruhen und später abweichen.
Strecke und zusätzliche Transportbestandteile
Die Streckenkilometer fließen direkt in den Grundpreis ein. Für die Entfernung wird die Strecke zwischen Abhol- und Zustellort zugrunde gelegt. Führt der Transport über eine Seepassage, kommen Fährkosten zusätzlich hinzu. Das betrifft beispielsweise Verbindungen nach Grossbritannien, Irland oder Skandinavien. Fährkosten fallen nur an, wenn tatsächlich eine solche Seepassage genutzt wird.
Neben dem Grundpreis wird eine Marge kalkuliert. Sie ist ein prozentualer Aufschlag mit einem Mindestbetrag. Bei kleinen Sendungen greift deshalb der Mindestbetrag, auch wenn der rechnerische Aufschlag auf den Grundpreis niedriger wäre. Der endgültige Frachtpreis ergibt sich damit aus dem Grundpreis, einer möglichen Marge und gegebenenfalls den Fährkosten.
Abholung, Zustellung sowie Be- und Entladung
Der Transportpreis deckt nicht automatisch alle Tätigkeiten an den Standorten ab. Die Abholung an der Adresse, die Zustellung an der Adresse sowie das Be- und Entladen sind nicht im Transportpreis enthalten. Diese Leistungen werden separat kalkuliert.
Bei der Anfrage sollte deshalb ausdrücklich angegeben werden, ob die Ware an einer bestimmten Adresse abgeholt oder bis zu einer bestimmten Adresse zugestellt werden soll. Ebenso wichtig ist die Information, wer die Ware be- und entlädt und welche örtlichen Bedingungen vorliegen. Dazu zählen beispielsweise die Erreichbarkeit der Zufahrt, ein geeigneter Ladebereich oder die Möglichkeit, die Sendung selbst zu übergeben und entgegenzunehmen.
Für eine eigene Einschätzung können Sie daher in dieser Reihenfolge vorgehen: Strecke erfassen, Packstücke vermessen, Gewicht und Lademeter feststellen, daraus den größten Abrechnungswert bestimmen, den Grundpreis nach der Formel berechnen und anschließend Seepassagen, Marge sowie separat beauftragte Leistungen berücksichtigen. So werden die wesentlichen Bestandteile der Frachtkosten transparent.